Erfahren Sie, wie HR-Manager Mobilitätskosten senken und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern können.
Wie kannst du Mobilitätskosten senken, ohne die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu gefährden? Die richtige Balance ist entscheidend, um Kosten zu sparen und gleichzeitig das Engagement Ihrer Belegschaft zu erhalten. Hier sind die wichtigsten Schritte:
Ergebnis: Mit diesen Maßnahmen senkst du Kosten, fördern nachhaltige Mobilität und steigern gleichzeitig die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.
Bevor du Maßnahmen zur Senkung von Mobilitätskosten ergreifst, sollten Sie zunächst verstehen, wohin das Geld tatsächlich fließt. Eine gründliche Analyse hilft, versteckte Kostentreiber zu identifizieren und zeigt, wo gezielte Einsparungen den größten Effekt erzielen können. Ohne diese Grundlage riskierst du, an den falschen Stellen zu sparen und langfristig höhere Ausgaben zu verursachen.
Ein Mobilitäts-Audit liefert eine umfassende Übersicht über Pendelrouten, genutzte Verkehrsmittel, Parkgebühren und Erstattungen. Der erste Schritt ist die Sammlung von Basisdaten: Welche Transportmittel werden genutzt? Wie lang sind die Strecken? Welche Kosten fallen an?
Wichtige Datenquellen:
„Sichtbarkeit und Transparenz können nur durch die Verfolgung von Daten und den damit verbundenen Kennzahlen erreicht werden, die sich letztendlich in eine genaue Berichterstattung übersetzen.“
– Bill Mulholland, Director, American Relocation Connections LLC (ARC) [3]
Praxisbeispiel:
Ein HR-Analyst eines Fortune-500-Unternehmens in der Lebensmittel- und Getränkebranche setzt spezialisierte Tools ein, um Mobilitätskosten einzelner Mitarbeiter zu überprüfen. Diese Tools liefern detaillierte Kostenaufschlüsselungen, ermöglichen eine effektive Budgetverwaltung und verbessern die Transparenz. So können Entscheidungen fundierter getroffen und Rückzahlungsvereinbarungen effizienter geprüft werden.
Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen:
Besonders die Personalabteilung kann wertvolle Einblicke liefern. Zum Beispiel verursachen „nahe Einstellungen“ (unter 800 km) oft deutlich geringere Transportkosten als „ferne Einstellungen“ (über 800 km) [3]. Solche Daten sollten in die Rekrutierungsstrategie einfließen.
Nutze diese Analysen, um nicht nur Zahlen, sondern auch die Perspektiven Ihrer Mitarbeitenden besser zu verstehen.
Zahlen allein erzählen nicht die ganze Geschichte. Um ein vollständiges Bild zu erhalten, solltest du auch die Meinungen und Erfahrungen Ihrer Mitarbeitenden einbeziehen. Befragungen und Feedback-Sitzungen helfen dabei, Herausforderungen und Wünsche aufzudecken, die in reinen Kostendaten oft verborgen bleiben.
Tipps für effektive Befragungen:
Beispielhafte Fragen für deine Mobilitätsumfrage:
Den Datenschutz nicht vergessen:
Erhebe nur die Daten, die wirklich notwendig sind, und erklären Sie transparent, wie diese verwendet werden. Mitarbeitende sollten zudem die Möglichkeit haben, ihre Daten zu ändern oder löschen zu lassen [4]. Um die Vielfalt deiner Belegschaft zu berücksichtigen, biete die Umfrage in mehreren Sprachen an.
Ergebnisse teilen:
Nach der Auswertung solltest du die Ergebnisse offen kommunizieren und erklären, welche Maßnahmen daraus abgeleitet werden. Dies stärkt das Vertrauen und zeigt, dass das Feedback ernst genommen wird [5].
Durch die Kombination von Datenanalysen und Mitarbeiterfeedback erhältst du ein vollständiges Bild der Mobilitätskosten und -bedürfnisse.
Eine detaillierte Analyse der Kosten zeigt, wo die größten Einsparpotenziale liegen – sei es durch steuerliche Vorteile oder bessere Konditionen bei Anbietern.
„Der Zugang zu Echtzeit-Ausgabenverfolgung und Ausgabeninformationen sollte es globalen Mobilitätsmanagern ermöglichen, Budgets zu planen und Erwartungen zu verwalten – oder Richtlinien ganz zu ändern. Es ist einfach zu bestimmen, welche Leistungen Kosten verursachen, welche Richtlinien die meisten Ausnahmen haben, welche Regionen teurer sind und so weiter.“
– Roxanne Korostowski, Vice President of Operations, XONEX Relocation [3]
Wichtige Kostenkomponenten:
| Kostenbereich | Analysepunkte | Optimierungsmöglichkeiten |
|---|---|---|
| Kraftstoffkosten | Verbrauch pro Fahrzeug, Fahrtstrecken | Flottenmanagement, alternative Antriebe |
| ÖPNV-Zuschüsse | Nutzungsgrad, regionale Unterschiede | Verhandlungen mit Verkehrsverbünden |
| Dienstwagen-Benefits | Leasingraten, Wartungskosten, Versicherungen | Car-Sharing-Modelle, effizientere Fahrzeuge |
| Steuerliche Aspekte | Geldwerter Vorteil, Sozialversicherungsbeiträge | Steueroptimierte Mobilitätsbudgets |
Steuerliche Besonderheiten in Deutschland:
Arbeitgeber tragen etwa 22 % Sozialversicherungsbeiträge, während Arbeitnehmer rund 20 % zahlen. Die Beitragsbemessungsgrenze liegt 2025 bei 66.150 € für Kranken- und Pflegeversicherung sowie 96.600 € für Renten- und Arbeitslosenversicherung [6].
Indirekte Kosten berücksichtigen:
Vergiss nicht versteckte Ausgaben wie Verwaltungsaufwand, Parkplatzmanagement oder Zeitverluste durch Verkehrsprobleme. Eine vollständige Analyse sollte sowohl direkte als auch indirekte Kosten einbeziehen, um ein realistisches Bild der Gesamtausgaben zu erhalten.
Nach der Analyse der vorherigen Schritte kannst du ein flexibles Mobilitätsbudget einführen, das starre Regelungen ablöst, Kosten senkt und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden bewahrt. Ein Mobilitätsbudget ist eine finanzielle Unterstützung, die Mitarbeitenden eine Vielzahl von Transportmöglichkeiten für Geschäftsreisen und Pendelwege bietet [8].
Unternehmen setzen zunehmend auf Mobilitätsbudgets, um flexiblere Geschäftsreiseoptionen zu schaffen, Kosten im Blick zu behalten, nachhaltige Ziele zu verfolgen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verbessern [8]. Entscheidend ist eine Gestaltung, die verschiedene Bedürfnisse berücksichtigt, ohne die Kontrolle über die Ausgaben zu verlieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie du das Budget modular aufbauen können.
Lege klare Budgetgrenzen fest, die sich an Faktoren wie Position, Seniorität und Häufigkeit von Reisen orientieren [8]. Das Budget sollte individuell auf die Anforderungen der Mitarbeitenden zugeschnitten sein.
Definiere**, welche Transportoptionen abgedeckt werden.** Dazu zählen öffentliche Verkehrsmittel, geteilte Fahrzeuge oder nachhaltige Alternativen wie Fahrräder [8]. Beispiele für Mobilitätsbudgets umfassen:
Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, flexibel zwischen verschiedenen Optionen zu wählen. Beispielsweise kann ein Großteil des Budgets für ein Jobticket verwendet werden, während der Rest für andere Transportmittel an spezifischen Tagen genutzt wird.
Setze Sie KI-gestützte Tools ein, um kostengünstige Routen zu ermitteln und Ausgaben automatisch zu überwachen [8]. Solche Systeme liefern außerdem Echtzeitinformationen über Verkehrsbehinderungen oder günstigere Alternativen.
Bei der Auswahl einer Plattform sollst du auf folgende Aspekte achten: abgedeckte Transportmittel, integrierten Zugang zu Mobilitätsdiensten, Budgetübertragungsmöglichkeiten, Nutzungsorte, Systemintegration, Geschäftsreiseabrechnung und CO₂-Tracking [7].
Die steuerliche Optimierung eines Mobilitätsbudgets erfordert ein fundiertes Verständnis der deutschen Steuergesetze. Es gibt keinen einheitlichen steuerlichen Rahmen für Mobilitätsbudgets in Deutschland; die steuerliche Behandlung hängt von der konkreten Nutzung ab [11].
Nutze steuerfreie Gehaltsbestandteile und den 50-€-Sachbezug, um Nettoeffekte zu erhöhen [11]. So führt eine Gehaltserhöhung von 1.000 € (bei 50 % Steuern und Sozialabgaben) zu einem Nettovorteil von nur etwa 500 €, während 1.000 € in steuerfreien Leistungen den vollen Betrag bereitstellen [10].
Ein monatliches Guthaben von bis zu 50 € kann über Prepaid-Karten oder Mobilitätsbudget-Apps bereitgestellt werden, um steuerfreie Mobilitätsdienste zu nutzen [11]. Nachhaltige Optionen wie öffentliche Verkehrsmittel bleiben meist steuerfrei, während Firmenwagen mit Verbrennungsmotoren oft höher besteuert werden [11].
| Leistungsart | Steuerfreie Grenze (2025) | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Mahlzeitenzuschuss (Sachbezugswert) | 4,00 € pro Arbeitstag | § 8 Abs. 2 EStG |
| Gesundheitsförderungsmaßnahmen | 600 € pro Jahr | § 3 Nr. 34 EStG |
| Jobticket für öffentliche Verkehrsmittel | Keine Grenze (zusätzlich zum Gehalt) | § 3 Nr. 15 EStG |
| Firmenfahrrad | Keine Grenze für private Nutzung | § 3 Nr. 37 EStG |
Erstatte Sie Kosten für öffentliche Verkehrsmittel nach dem Erstattungsprinzip, da diese häufig steuerfrei sind [11]. Unterstütze Sie zudem die Nutzung von Fahrrad-Leasing und öffentlichen Verkehrsmitteln, da diese steuerlich begünstigt werden [11].
Das Jahressteuergesetz 2024 sieht neue Regelungen zur Pauschalbesteuerung von Mobilitätsbudgets nach Art. 40 EStG vor [12]. Diese Regelung tritt mit der Verkündung des Gesetzes in Kraft [12].
Führe detaillierte Aufzeichnungen, um Steuerabzüge zu optimieren, und ziehe Sie einen Steuerberater hinzu [11]. Moderne Tools kannst du bei der Umsetzung dieser Konzepte unterstützen.
Digitale Plattformen ermöglichen eine effiziente Verwaltung flexibler Mobilitätsbudgets. Sie bieten Transparenz, Steuerkonformität und eine große Auswahl an Mobilitätsoptionen. Professionelle Tools umfassen Funktionen wie freie Wahlmöglichkeiten, CO₂-Emissionskompensation, Support und Integrationen [7].
Zur Abrechnung stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, etwa Prepaid-Karten, Belegerfassung/Erstattung oder integrierte Apps. Die Wahl der Methode sollte sich an den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens orientieren. Diese digitalen Lösungen bilden die Grundlage für eine kontinuierliche Weiterentwicklung deiner Mobilitätsstrategie.
Moderne Analysewerkzeuge machen aus Rohdaten wertvolle Erkenntnisse, die strategische Entscheidungen im HR-Bereich unterstützen können. Besonders bei Pendlerprogrammen sind qualitativ hochwertige Daten entscheidend[13]. Richard des Moulins, Gründer und CEO von Rockcrest, bringt es treffend auf den Punkt:
"Im Grunde gilt: Je mehr Daten du hast, desto genauer kannst du sein und desto mehr Einblicke erhalten Sie für strategische Planungen."[14]
Durch gezielte Datenanalyse lassen sich Mobilitätskosten senken, ohne die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu beeinträchtigen. Es geht nicht nur um Zahlen – es geht darum, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig das Engagement der Mitarbeitenden zu stärken[15]. Hier ein Blick darauf, wie Analytics spezifische Mobilitätsaspekte beleuchten kann.
Ein Verständnis des Pendelverhaltens ist die Basis für nachhaltige und effektive Pendlerprogramme[13]. Dabei spielen drei zentrale Datenkategorien eine Rolle:
Um solche Daten zu sammeln, bieten sich zwei Ansätze an: Umfragen, die direktes Feedback der Mitarbeitenden liefern, und technologische Lösungen wie die von triply, die präzise und datenbasierte Entscheidungen ermöglichen[13].
triply bietet Unternehmen die Möglichkeit, Mobilitätsdaten detailliert auszuwerten und Optimierungspotenziale zu erkennen. Patrick Zinner, Nachhaltigkeitsmanager bei Ringana, erklärt:
"Das triply Mobility Audit half uns, unsere Mobilitätslandschaft besser zu verstehen und datenbasierte Maßnahmen zu ergreifen, um Kosten und Emissionen zu reduzieren und gleichzeitig die Mitarbeitervorteile zu verbessern."[17]
Analysewerkzeuge machen die Umweltauswirkungen von Geschäftsreisen in Echtzeit sichtbar. So können Unternehmen besser abwägen, ob eine Reise notwendig ist oder nicht[16]. Außerdem helfen diese Tools, Muster und Trends zu erkennen, um unnötige Reisen zu vermeiden, emissionsärmere Transportmittel zu nutzen oder Fahrten effizienter zu organisieren[16].
Christian Huter, Innovationsmanager bei ÖAMTC, beschreibt den Mehrwert:
"Das triply-Audit hat uns befähigt, unsere Mobilitätsstrategie kontinuierlich zu verfolgen und zu optimieren, was sowohl der Organisation als auch unseren Mitarbeitenden zugutekommt."[17]
Ein solides Tracking- und Analysesystem ist unverzichtbar, wenn es darum geht, die Auswirkungen von Richtlinienänderungen auf die Klimabilanz zu bewerten[20]. Viele Mobilitätsteams setzen bereits auf nachhaltige Ansätze, wie die Förderung öffentlicher Verkehrsmittel[19]. Auch nachhaltige Überlegungen sollten in Standortentscheidungen und Reiseplanungen einfließen, etwa durch die Wahl umweltfreundlicher Hotels oder Direktflüge[16][18].
Neben Umweltkennzahlen sind auch wirtschaftliche Indikatoren entscheidend. KPIs helfen HR-Managern, die Effektivität von Mobilitätsprogrammen zu messen und den ROI zu bestimmen[21]. Dabei sind sowohl finanzielle als auch mitarbeiterbezogene KPIs wichtig. Interessanterweise nutzen nur 10 % der globalen Mobilitätsverantwortlichen Daten, um Geschäftsentscheidungen zu untermauern[21].
Jessica Neal, HR-Generalmanagerin bei American Cedar & Millwork, setzte 2023 auf Zeiterfassungsberichte, um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden und Managern zu verbessern. Diese Maßnahme reduzierte Überstunden um bis zu 30 %[22].
Eine Umfrage zeigt zudem, dass 82 % der Führungskräfte HR-Kennzahlen als nützlich erachten, während fast ein Drittel häufigere Berichte wünscht. 87 % der Befragten geben an, dass HR-Berichte direkt die Strategie ihrer Organisation beeinflussen[22].
Mit präzisen Daten, wie sie das triply Mobility Audit liefert, können Mobilitätsstrategien nicht nur Kosten senken, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern[17]. KPIs sind dabei ein Schlüssel, um strategische Entscheidungen fundiert zu treffen.
Gezielte Mobilitätsanreize können nicht nur Kosten senken, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigern – besonders dann, wenn sie auf persönliche Bedürfnisse eingehen und nachhaltiges Verhalten fördern.
Nachhaltige Pendeloptionen bieten handfeste Vorteile: Aktive Pendler fehlen im Durchschnitt 4,5 Tage weniger im Jahr[27]. Das wirkt sich direkt positiv auf die Produktivität aus. Erfolgreiche Anreizsysteme setzen dabei auf Gamification und Wettbewerbe, um Alternativen zum Auto attraktiver zu machen[26]. Ein Beispiel: Berechne die monatlichen Parkplatzkosten pro Person und biete diesen Betrag als Bonus an, wenn Mitarbeitende auf ihren Parkplatz verzichten[26].
Eine umfassende grüne Reiserichtlinie sollte jedoch nicht nur das Pendeln, sondern auch Geschäftsreisen und kohlenstoffarme Alternativen berücksichtigen. Programme wie Fahrrad-Leasing, Elektroauto-Optionen durch Gehaltsumwandlung oder organisierte Fahrgemeinschaften sind praktische Ansätze. Dabei ist es entscheidend, die Vorteile – sowohl in Bezug auf Kosten als auch CO₂-Einsparungen – klar und verständlich zu kommunizieren, um Akzeptanz zu schaffen[28].
Neben ökologischen Aspekten spielt auch die Individualisierung der Mobilitätsangebote eine wichtige Rolle für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Personalisierte Mobilitätslösungen können die Bindung von Mitarbeitenden deutlich stärken. Studien zeigen, dass Unternehmen mit flexiblen Mobilitätsangeboten ihre Mitarbeitenden länger halten können[31]. Maureen Flood, Expertin für Personalmobilität bei EY, betont:
„In einem umkämpften Talentmarkt, in dem Mitarbeitende zunehmend die Bedingungen diktieren können und mehr Individualisierung bei Belohnungen und Leistungen suchen, können sich Unternehmen, die danach streben, 'Arbeitgeber fürs Leben' zu sein, nicht leisten, die Bedeutung effektiver Mobilitätsstrategien zu übersehen."[29]
Mit sogenannten Core-Flex-Richtlinien lassen sich Leistungen innerhalb bestimmter Parameter individuell gestalten. Dieser Ansatz unterstützt auch Vielfalt, Gleichberechtigung und Inklusion. Für internationale Versetzungen könnten beispielsweise Zielortdienste oder Eingewöhnungszulagen angeboten werden[1]. Um zu prüfen, ob ein flexibleres Mobilitätsprogramm sinnvoll ist, sollten Unternehmen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden, Budgetvorgaben und Anpassungsmöglichkeiten analysieren[30]. Laut der EY Mobility Reimagined Survey sind 92 % der Befragten überzeugt, dass eine Mobilitätsstrategie, die mit den Unternehmenszielen abgestimmt ist, entscheidend dabei hilft, Spitzenkräfte zu gewinnen und zu halten[32].
Doch ein gutes Mobilitätsprogramm endet nicht bei der Gestaltung – auch die Kommunikation und Unterstützung sind essenziell.
Klare Kommunikation über Mobilitätsangebote kann die Beteiligung der Mitarbeitenden erheblich steigern[25]. So geben 76 % der Mitarbeitenden an, dass sie eher in einem Unternehmen bleiben, das kontinuierliche Lernmöglichkeiten bietet[24]. Dies lässt sich auch auf Mobilitätsprogramme übertragen.
Umfragen zu Pendelgewohnheiten liefern wertvolle Einblicke in Reisegewohnheiten und Transportpräferenzen. Diese Daten helfen, gezielte Bildungs- und Unterstützungsmaßnahmen zu entwickeln[25]. Gleichzeitig spielt die Anerkennung von Mitarbeitenden, die sich auf neue Mobilitätsoptionen einlassen, eine wichtige Rolle. Unterstützende Programme sollten den Zugang zu Schulungen und Ressourcen erleichtern, damit Mitarbeitende neue Fähigkeiten entwickeln können[24]. Auch interne Kommunikationsmaßnahmen, wie E-Mails oder unternehmensweite Plattformen, sind entscheidend: 94 % der Mitarbeitenden bleiben länger in einem Unternehmen, das aktiv in ihre berufliche Entwicklung investiert[23].
Zusätzlich kann eine Mobilitätsmanagement-Software helfen, relevante Reisedaten zu erfassen und auszuwerten. Tools wie triply bieten detaillierte Visualisierungen von Pendelmustern und helfen Unternehmen, gezielt Optimierungspotenziale zu erkennen. Interessanterweise berichten 78 % der Arbeitgeber von einer positiven Kapitalrendite durch ihre Mobilitätsprogramme[32]. Das zeigt klar: Gut durchdachte Mobilitätsanreize sind nicht nur eine Investition in die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll.
Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben ist in Deutschland ein zentraler Aspekt bei der Gestaltung von Mobilitätsprogrammen. Sie schützt nicht nur vor hohen Strafen, sondern stärkt auch das Vertrauen der Mitarbeitenden. Dabei spielen sowohl steuerliche Regelungen als auch der Schutz sensibler Daten eine entscheidende Rolle.
Bei der Einführung von Mobilitätsleistungen müssen Unternehmen in Deutschland eine Vielzahl steuer- und arbeitsrechtlicher Vorschriften berücksichtigen[9]. Viele Mobilitätsangebote sind steuerlich begünstigt oder sogar steuerfrei und werden häufig als Sachbezug abgerechnet[9].
So sind beispielsweise Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln steuerfrei und fördern umweltfreundliches Pendeln[9]. Auch Dienstfahrräder können entweder steuerfrei oder steuerlich begünstigt bereitgestellt werden[9]. Für andere Angebote wie Carsharing oder Ride-Hailing gelten hingegen bestimmte Freigrenzen: Bis zu 50 € monatlich bleiben steuerfrei, während Beträge darüber hinaus mit einer Pauschalsteuer von 30 % und zusätzlichen Sozialabgaben belastet werden[9].
| Mobilitätsleistung | Steuerliche Behandlung | Besonderheiten |
|---|---|---|
| Öffentliche Verkehrsmittel | Vollständig steuerfrei | Fördert klimafreundliches Pendeln |
| Dienstfahrräder | Steuerfrei/steuerbegünstigt | Unterstützt aktive Mobilität |
| Carsharing/Ride-Hailing | Bis 50 €/Monat steuerfrei | Darüber hinaus 30 % Pauschalsteuer |
Um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen, ist eine enge Abstimmung zwischen der Finanzabteilung und dem HR-Bereich unerlässlich[11]. Unternehmen sollten zudem einen Steuerberater hinzuziehen, um die korrekte Abwicklung sicherzustellen. Alle Belege für die Nutzung von Mobilitätsangeboten sollten sorgfältig dokumentiert und archiviert werden[11].
Nach Klärung der steuerlichen Aspekte rückt der Schutz der sensiblen Mitarbeiterdaten in den Fokus.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die seit 2018 gilt, setzt strenge Maßstäbe für den Umgang mit personenbezogenen Daten in der EU[34]. Ergänzt wird sie in Deutschland durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), insbesondere in Bezug auf Beschäftigtendaten[34]. Seit Dezember 2021 regelt zudem das Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz (TTDSG) den Datenschutz in der elektronischen Kommunikation[35].
Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden transparent über die Erhebung und Nutzung ihrer Daten informieren. Dazu gehören auch das Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung der Daten[33]. Werden externe Dienstleister eingebunden, die Zugang zu Mitarbeiterdaten erhalten, sind Auftragsverarbeitungsverträge erforderlich[33].
Ein zentraler Grundsatz der DSGVO ist die Datenminimierung: Es dürfen nur jene Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck unbedingt notwendig sind[37]. Zudem müssen klare Richtlinien für die Speicherung und Löschung von Daten existieren. Beispielsweise dürfen Bewerberdaten maximal sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens aufbewahrt werden, um mögliche Beschwerden gemäß dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bearbeiten zu können[33].
Verstöße gegen die DSGVO können schwerwiegende Folgen haben – von Bußgeldern in Höhe von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes bis hin zu Reputationsschäden und behördlichen Untersuchungen[36].
Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sollten Mobilitätsprogramme auch vertraglich klar geregelt sein. Dies kann entweder über eine Betriebsvereinbarung (bei vorhandenem Betriebsrat) oder direkt im Arbeitsvertrag erfolgen[38].
Falls ein Betriebsrat existiert, unterliegt die Ausgestaltung der Mobilitätszulage der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG. In solchen Fällen ist eine Betriebsvereinbarung erforderlich. Ohne Betriebsrat genügt eine individuelle Vereinbarung[38].
Die Vereinbarungen sollten detailliert dokumentieren, wie das Mobilitätsbudget genutzt werden kann und welche Rechte damit verbunden sind[39]. Es empfiehlt sich, eine Flexibilitätsklausel einzufügen, um auf mögliche Änderungen der Steuergesetze reagieren zu können. Arbeitgeber sollten sich das Recht vorbehalten, die Leistungen bei Bedarf anzupassen oder einzustellen[39].
Da es keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Mobilitätsbudget gibt, liegt die Entscheidung über dessen Einführung und die Berechtigung beim Arbeitgeber[39]. Wichtig dabei: Die Grundsätze der Gleichbehandlung müssen eingehalten werden. Unterschiede zwischen vergleichbaren Mitarbeitenden dürfen nicht diskriminierend sein[38][39].
Auch bei der Weitergabe von Mitarbeiterdaten an externe Anbieter ist Vorsicht geboten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die DSGVO- und BDSG-Vorgaben eingehalten werden[38]. Drittanbieter sollten durch Auftragsverarbeitungsverträge und regelmäßige Compliance-Prüfungen überprüft werden[36].
Regelmäßige Schulungen des HR-Teams zu den Anforderungen der DSGVO sind unerlässlich[33]. Zudem sollten klare Richtlinien für die Nutzung von Internet und E-Mail am Arbeitsplatz aufgestellt werden, um eine klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Informationen sicherzustellen[33].
Um eine effektive Mobilitätsstrategie zu gewährleisten, sollten Unternehmen diese regelmäßig an interne Veränderungen, Markttrends und gesetzliche Vorgaben anpassen. Nur durch eine kontinuierliche Überprüfung und Optimierung lassen sich langfristig Kosten senken und gleichzeitig die Zufriedenheit der Belegschaft sicherstellen.
Basierend auf einer fundierten Kosten- und Leistungsanalyse ist es unerlässlich, Leistungskennzahlen systematisch zu erfassen und auszuwerten. Diese KPIs sollten stets mit den übergeordneten Unternehmenszielen übereinstimmen und sowohl finanzielle als auch qualitative Aspekte abdecken[21].
Mit den erfassten KPIs können Unternehmen ihre Strategie im Branchenvergleich kritisch überprüfen. Solche Vergleiche bieten die Möglichkeit, die eigene Position realistisch zu bewerten und neue Ideen aufzunehmen.
Der Austausch mit Branchenkollegen, die Teilnahme an Fachkonferenzen oder die Analyse aktueller Studien zu Mobilitätstrends liefern wertvolle Benchmarks. Dabei können regionale Unterschiede eine wichtige Rolle spielen: Während beispielsweise Städte wie München, Frankfurt oder Stuttgart eine hohe Nachfrage nach Fachkräften verzeichnen, stehen ländlichere Regionen vor anderen Herausforderungen bei der Rekrutierung und Bindung von Talenten[41].
Neben der Analyse von Kennzahlen ist es wichtig, Markt- und Regulierungsentwicklungen im Blick zu behalten. Die Mobilitätslandschaft wandelt sich schnell – neue Technologien, geänderte Arbeitsmodelle und gesetzliche Vorgaben erfordern eine stetige Anpassung der Unternehmensstrategie. So bevorzugten 2024 etwa 63 % der Kandidaten in Deutschland zumindest teilweise Remote-Arbeit[41].
"We expect demand for employee benefits in Germany to continue to grow, as employers need to enhance their branding and improve their recruitment and retention rates in times of labor shortage."
– Fabian Neuen, Partner, Roland Berger[40]
Zudem legen 45 % der Kandidaten Wert auf Arbeitgeber, die in Weiterbildung investieren und klare Karriereentwicklungswege bieten[41].
Regulatorische Änderungen, wie neue Steuerregelungen für Mobilitätsleistungen, verschärfte Umweltvorgaben oder Anpassungen im Datenschutz, sollten ebenfalls berücksichtigt werden. Ein proaktiver Ansatz ist die regelmäßige Zusammenarbeit mit Experten aus den Bereichen Recht, Steuern und Immigration[42].
Ein Compliance-Monitoring-Framework hilft dabei, Änderungen frühzeitig zu erkennen und entsprechend zu reagieren[43]. Schulungen des HR-Teams und die kontinuierliche Aktualisierung interner Richtlinien gewährleisten, dass das Unternehmen stets auf dem neuesten Stand bleibt[43].
Markttrends, wie die zunehmende Verschmelzung verschiedener Benefit-Kategorien[40], eröffnen zudem neue Chancen. Anbieter erweitern ihre Portfolios, sodass Unternehmen ihre Mobilitätsstrategie mit anderen Mitarbeiterangeboten kombinieren und Synergien schaffen können.
Eine gut durchdachte Mobilitätsstrategie kann nicht nur Kosten senken, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern. Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie ein Fortune-500-Unternehmen seine Ausnahmekosten von 7 % auf 3 % der Gesamtausgaben reduzieren konnte – eine Einsparung von etwa 580.000 US-Dollar durch eine gezielte Verwaltung von Ausnahmen[1].
Durch die Kombination von detaillierten Kostenanalysen, flexiblen Budgetmodellen und datenbasierten Entscheidungen lässt sich die Effizienz deutlich steigern. Unternehmen, die moderne Mobilitätsstrategien einsetzen, konnten durchschnittliche Umzugskosten um 18 % senken, während der Einsatz automatisierter Technologien die Verwaltungskosten um 40 % reduzierte[44].
Ein mitarbeiterzentrierter Ansatz zahlt sich ebenfalls aus: Fachkräfte, die global tätig sind und über geeignete Unterstützungssysteme verfügen, berichten von 10 % höheren Erfolgsquoten bei der Vernetzung und einem gesteigerten Engagement am Arbeitsplatz[44]. Unternehmen, die strukturierte Messsysteme nutzen, erzielen zudem eine 85 % höhere Erfolgsrate bei internationalen Entsendungen[44].
Um solche Ergebnisse langfristig zu sichern, ist es entscheidend, die Strategien regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Moderne Plattformen wie triply bieten HR-Managern die Möglichkeit, durch detaillierte Pendeldaten Optimierungspotenziale zu erkennen. Mit strategischen Empfehlungen und Kosten-Nutzen-Analysen können Unternehmen ihre Mobilitätslösungen effizient und ressourcenschonend gestalten.
Die Bedeutung eines solchen Ansatzes wird auch von Experten betont:
"Clients are looking for solutions that are not just taking costs away, but also asking how do I retain or create more value in the actual relocation or assignment experience for my employees?" - Terri Bonfiglio, Director, Global Mobility & Consulting Solutions, Cartus [2]
Die Zukunft gehört flexiblen und individuell angepassten Mobilitätslösungen, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen. Core-Flex-Richtlinien, automatisierte Prozesse und die Integration von Nachhaltigkeitsaspekten schaffen Vorteile für alle Beteiligten. Der Erfolg zeigt sich in geringeren Kosten und einer stärkeren Mitarbeiterbindung – ein Gewinn für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen.
Unternehmen können Mobilitätskosten senken, indem sie ein Mobilitätsbudget einführen, das auf flexiblen, nachhaltigen Optionen basiert und Feedback von Mitarbeitenden berücksichtigt.
Mitarbeiterfeedback hilft, die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu verstehen und ermöglicht es Unternehmen, Mobilitätslösungen zu entwickeln, die zur Zufriedenheit und Bindung beitragen.
Steueroptimierte Mobilitätsbudgets bieten Unternehmen die Möglichkeit, bis zu 25% der Kosten steuerfrei zu behandeln und dazu zusätzliche steuerfreie Zuschüsse für den öffentlichen Nahverkehr zu gewähren.
Datenanalysen ermöglichen Unternehmen, Mobilitätsmuster zu erkennen und strategische Entscheidungen zu treffen, die sowohl Kosten einsparen als auch die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Unternehmen können umweltfreundliche Optionen wie Fahrradleasing, Carsharing oder Jobtickets für den öffentlichen Nahverkehr in ihre Mobilitätsstrategien integrieren, um nachhaltige Mobilität zu fördern.
